Imprenditori e manager ambiscono ad ottimizzare i processi interni per ottenere maggiore produttività, migliori prestazioni e un clima aziendale più collaborativo. Spesso è necessario intraprendere un percorso di riorganizzazione delle risorse umane. In questa situazione si è trovata Essepaghe, azienda che dal 1999 ha innovato il mondo delle Procedure Paghe introducendo un software dedicato ai consulenti del lavoro che cercano non solo un’ampia autonomia nella gestione delle procedure, ma anche la sicurezza di un aggiornamento automatico alle più recenti normative.

Ci siamo accorti che a fronte dell’erogazione di un prodotto moderno e di servizi competitivi, non avevamo un’organizzazione interna tale da supportare efficacemente il nostro lavoro”, raccontano i referenti di Essepaghe. “Assieme ad ErgonGroup abbiamo intrapreso un percorso di crescita che ci ha portati a ridefinire l’organigramma e il mansionario attraverso la ridistribuzione di ruoli, compiti e responsabilità con maggior consapevolezza delle competenze e delle specializzazioni di ciascun collaboratore.  

Essepaghe è stata affiancata da Stefano Melloni, CHRO Manager di ErgonGroup, che racconta di aver collaborato con l’azienda su più fronti. “Assieme alla Direzione, abbiamo individuato diverse priorità: 

1. Area service: il primo reparto su cui siamo intervenuti è quello dell’assistenza ai clienti. Abbiamo costruito un metodo per comprendere, analizzare e risolvere più velocemente e con minor margine di errore i problemi riscontrati dai clienti. Questo ha permesso ai componenti del front office di ottimizzare le attività e di gestire più efficacemente le telefonate.

2. Specializzazione dei ruoli: a seguito del primo punto, è emersa l’esigenza di introdurre alcune figure specializzate che mancavano in azienda oppure erano presenti ma incaricate di altre mansioni che non ne valorizzavano le competenze.

3. Focus sui referenti: per efficientare il lavoro dei team era indispensabile responsabilizzare le figure di riferimento e, attraverso percorsi individuali di coaching, permettere loro di acquisire gli strumenti per gestire al meglio le riunioni, condividendo puntualmente la strategia aziendale tra di loro e con i collaboratori.

4. Valutazione delle prestazioni: alla luce di questa riorganizzazione, si è rivelato fondamentale capire e monitorare il lavoro di tutte le risorse attraverso l’introduzione di schede di misurazione delle performance, realizzate su misura per la specifica realtà di Essepaghe.

Questo percorso ci ha condotti verso la costituzione di un organigramma più razionalizzato che rispetta e valorizza le competenze delle singole risorse e di un mansionario più strutturato che definisce chiaramente ruoli, responsabilità e carichi di lavoro di ciascuno. 

Da parte di Essepaghe è stato rilevato che questo percorso di affiancamento ha portato, tra i molti, due vantaggi tangibili: da un lato, ci ha permesso di valorizzare, incoraggiare e accrescere la partecipazione delle singole risorse coinvolte e, dall’altro, ha garantito una maggiore produttività associata ad una significativa diminuzione di conflitti, incomprensioni e sovrapposizioni che inficiavano il clima aziendale. 

“È chiaro”, concludono i titolari, “che per ottenere la massima partecipazione di ciascuna risorsa allo sforzo collettivo, la valutazione delle prestazioni è uno strumento indispensabile per promuovere un ambiente meritocratico e stimolante. Poter contare su una squadra affiatata e orientata alla realizzazione degli obiettivi comuni ci ha permesso di rimanere al passo in questo contesto di lavoro sempre più competitivo”.