Imparare a gestire il tempo e migliorare la qualità di vita personale: col Time Management si può!

17 Ott 19

La gestione del tempo è una problematica comune per molti e in particolare per chi fa impresa.  È la principale frustrazione dei professionisti, il malcontento più frequente tra gli imprenditori e una tra le sfide più impegnative per i manager.

Per questo motivo in ogni ambiente di lavoro è fondamentale imparare a gestire il tempo in modo corretto. Abitudini e comportamenti poco funzionali possono incidere negativamente su un’efficiente gestione del tempo a disposizione. Questo, per la maggior parte delle volte è frutto di:

  • una propensione a lasciarsi distrarre da cose per niente prioritarie o inutili
  • un’incapacità di delegare ad altri parte del lavoro
  • una tendenza a procrastinare decisioni, impegni, attività, programmi, ecc.

Per ottimizzare le proprie attività con efficacia è importante prima di tutto definire priorità, orari e scadenze: è quindi necessario applicare in azienda alcune regole di Time Manegement. Una disciplina che si impara con impegno e applicazione, fatta di regole che possono sembrare banali e scontate, ma non lo sono affatto.

Il Time Management o Gestione del Tempo è un processo di pianificazione e controllo che consente di focalizzare e raggiungere importanti obiettivi come:

  • Capire dove si spreca il tempo
  • Ottimizzare il tempo delle attività
  • Migliorare la produttività
  • Aumentare il valore e quindi l’efficienza delle giornate.
  • Migliorare l’organizzazione

Aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività è possibile, attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche.

 

Più che modelli di pensiero: 3 tecniche di Time Management

  1. Il principio di Pareto

    Secondo l’economista e sociologo Pareto, è possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo. Come? Prima bisogna svolgere le attività che richiedono meno tempo: difatti, se solo alla fine si svolgono le attività che richiedono più tempo, a quel punto l’80% del lavoro sarà già stato svolto

  2. La tecnica del pomodoro

    Il principio su cui si basa questa tecnica è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali intervallata rispetto alla successiva da una breve pausa

  3. Matrice di Eisenhower

    Si tratta di una pratica di gestione del tempo particolarmente diffusa, che si ispira al Generale e Presidente statunitense negli anni ‘50 Eisenhower, il quale affermava: Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

 

Alcuni step operativi che possono aiutare a raggiungere un risultato efficace

  1. Impostare gli obiettivi correttamente

    È fondamentale stabilire obiettivi raggiungibili e misurabili

  2. Pianificare in anticipo

    Alla fine di ogni giornata lavorativa è consigliabile elaborare un elenco delle cose da fare il giorno successivo: questo aiuta ad avere sempre le idee chiare sulle attività da svolgere

  3. Definire le priorità in modo saggio

    È molto utile definire i compiti e le attività sulla base di importanza e urgenza.  Ad esempio, guardando le attività quotidiane si può determinare quali di queste sono:

    • Importanti e urgenti: da svolgere immediatamente
    • Importanti ma non urgenti: si può decidere quando eseguire queste attività
    • Urgenti ma non importanti: se possibile, queste attività si possono anche delegare ad altri
    • Non urgenti e non importanti: si possono mettere da parte e decidere di farle in seguito.
  1. Impostare un limite di tempo per completare un’attività

    L’impostazione dei vincoli temporali può agevolare il completamento delle attività, aiutando a essere più concentrati ed efficienti

  2. Fare una pausa tra le attività

    Quando si svolgono molte attività senza interruzione è più difficile rimanere concentrati e motivati. È consigliabile quindi concedersi qualche breve stacco tra le attività da svolgere

  3. Organizzare se stessi

    A supporto di una gestione più a lungo termine del tempo, l’utilizzo di un calendario può rivelarsi un preziosissimo aiuto. In particolare, si consiglia di annotare le scadenze per i progetti o per le attività che fanno parte del completamento del progetto

Tra le attività importanti e generatrici di valore aggiunto per l’azienda, la formazione ha un ruolo di spicco nel fare la differenza, consentendo un vero e proprio salto di qualità nella produttività.

È qui la microeconomia della quotidianità abbraccia la macroeconomia delle grandi decisioni.

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