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Imparare a gestire il tempo e migliorare la qualità di vita personale: col Time Management si può!
La gestione del tempo è una problematica comune per molti e in particolare per chi fa impresa. È la principale frustrazione dei professionisti, il malcontento più frequente tra gli imprenditori e una tra le sfide più impegnative per i manager.
Per questo motivo in ogni ambiente di lavoro è fondamentale imparare a gestire il tempo in modo corretto. Abitudini e comportamenti poco funzionali possono incidere negativamente su un’efficiente gestione del tempo a disposizione. Questo, per la maggior parte delle volte è frutto di:
- una propensione a lasciarsi distrarre da cose per niente prioritarie o inutili
- un’incapacità di delegare ad altri parte del lavoro
- una tendenza a procrastinare decisioni, impegni, attività, programmi, ecc.
Per ottimizzare le proprie attività con efficacia è importante prima di tutto definire priorità, orari e scadenze: è quindi necessario applicare in azienda alcune regole di Time Manegement. Una disciplina che si impara con impegno e applicazione, fatta di regole che possono sembrare banali e scontate, ma non lo sono affatto.
Il Time Management o Gestione del Tempo è un processo di pianificazione e controllo che consente di focalizzare e raggiungere importanti obiettivi come:
- Capire dove si spreca il tempo
- Ottimizzare il tempo delle attività
- Migliorare la produttività
- Aumentare il valore e quindi l’efficienza delle giornate.
- Migliorare l’organizzazione
Aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività è possibile, attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche.
Più che modelli di pensiero: 3 tecniche di Time Management
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Il principio di Pareto
Secondo l’economista e sociologo Pareto, è possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo. Come? Prima bisogna svolgere le attività che richiedono meno tempo: difatti, se solo alla fine si svolgono le attività che richiedono più tempo, a quel punto l’80% del lavoro sarà già stato svolto
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La tecnica del pomodoro
Il principio su cui si basa questa tecnica è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali intervallata rispetto alla successiva da una breve pausa
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Matrice di Eisenhower
Si tratta di una pratica di gestione del tempo particolarmente diffusa, che si ispira al Generale e Presidente statunitense negli anni ‘50 Eisenhower, il quale affermava: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Alcuni step operativi che possono aiutare a raggiungere un risultato efficace
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Impostare gli obiettivi correttamente
È fondamentale stabilire obiettivi raggiungibili e misurabili
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Pianificare in anticipo
Alla fine di ogni giornata lavorativa è consigliabile elaborare un elenco delle cose da fare il giorno successivo: questo aiuta ad avere sempre le idee chiare sulle attività da svolgere
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Definire le priorità in modo saggio
È molto utile definire i compiti e le attività sulla base di importanza e urgenza. Ad esempio, guardando le attività quotidiane si può determinare quali di queste sono:
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- Importanti e urgenti: da svolgere immediatamente
- Importanti ma non urgenti: si può decidere quando eseguire queste attività
- Urgenti ma non importanti: se possibile, queste attività si possono anche delegare ad altri
- Non urgenti e non importanti: si possono mettere da parte e decidere di farle in seguito.
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Impostare un limite di tempo per completare un’attività
L’impostazione dei vincoli temporali può agevolare il completamento delle attività, aiutando a essere più concentrati ed efficienti
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Fare una pausa tra le attività
Quando si svolgono molte attività senza interruzione è più difficile rimanere concentrati e motivati. È consigliabile quindi concedersi qualche breve stacco tra le attività da svolgere
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Organizzare se stessi
A supporto di una gestione più a lungo termine del tempo, l’utilizzo di un calendario può rivelarsi un preziosissimo aiuto. In particolare, si consiglia di annotare le scadenze per i progetti o per le attività che fanno parte del completamento del progetto
Tra le attività importanti e generatrici di valore aggiunto per l’azienda, la formazione ha un ruolo di spicco nel fare la differenza, consentendo un vero e proprio salto di qualità nella produttività.
È qui la microeconomia della quotidianità abbraccia la macroeconomia delle grandi decisioni.